Avec la version 6.2, XLCubed introduit une nouvelle fonctionnalité sur laquelle nous avons des questions depuis un certain temps déjà : la possibilité d'envoyer des rapports programmés aux destinataires de courriels. Dans cet article, nous allons passer en revue les bases de son fonctionnement et les raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir l'utiliser.
Le scénario
En tant que concepteurs et éditeurs de rapports, c'est notre travail de partager nos conclusions avec les autres. Dans certains cas, nous avons la possibilité de présenter les informations en personne lors de réunions d'entreprise, et dans d'autres cas, le simple fait de publier un tableau de bord, un tableau ou un rapport basé sur des données dans XLCubed Web Edition permet à notre public d'examiner les données à loisir.
Dans de nombreux cas, cependant, nous aimerions fournir régulièrement un rapport à nos consommateurs. Il peut s'agir d'un rapport sur les ventes du week-end, ou d'un rapport présentant une ventilation des nouveaux problèmes par rapport aux problèmes résolus au cours du mois. En envoyant automatiquement un courriel contenant le rapport, nous n'avons plus à nous inquiéter de manquer cette information importante.
Dans certaines situations, nous ne voulons pas de rapport régulier, mais nous voulons savoir quand une mesure de performance est inopinément élevée ou faible. Dans ces circonstances, il peut même être distrayant d'être mis à jour trop fréquemment : il serait bien mieux de n'être informé que lorsque la mesure est dans un état inhabituel.
Ces deux scénarios sont pris en compte par la nouvelle fonction de programmation de XLCubed.
Mise en place du rapport
Comme toujours, l'étape de conception du rapport est réalisée dans Excel. Pour les rapports programmés, il y a quelques considérations supplémentaires à prendre en compte lors de la conception de votre rapport.
Comme pour les rapports normaux, les rapports programmés peuvent utiliser les paramètres Web. Ceux-ci sont améliorés pour les rapports programmés, ce qui vous permet de placer des éléments tels que l'heure actuelle, l'utilisateur ou le rôle dans le rapport. Cela signifie que le rapport peut utiliser ces variables pour permettre une vue personnalisée des données.
En outre, lors de la configuration du calendrier, vous pouvez spécifier l'un des paramètres web comme déclencheur : le rapport ne sera envoyé que si la valeur dans la cellule du paramètre est VRAIE.
Les bases de l'ordonnancement
Comme différents scénarios nécessitent des horaires différents, XLCubed permet de contrôler exactement ce qui est envoyé et quand. Lors de la mise en place d'un planning, il y aura quelques éléments à choisir.
Tout d'abord, chaque calendrier contient un ou plusieurs rapports à envoyer. Chaque rapport peut être envoyé sous forme de fichier Excel statique ou de document Acrobat (.PDF), et peut recevoir tous les paramètres qui ont été définis lors de sa publication. En plus du texte arbitraire, il existe des codes spéciaux qui peuvent être insérés comme paramètres :
| Code | Description |
|---|
| date% %date | Insère la date du jour |
| %temps%%. | Insère l'heure actuelle |
| date-heure%%. | Insère la date et l'heure actuelles |
| Nom de l'entreprise | Insère le ou les rôles de la base de données qui sont utilisés |
| %nomdugroupe% %nomdugroupe | Insère le nom du groupe de distribution |
| %email%%. | Insère l'adresse électronique du destinataire |
| Nom d'utilisateur | Insère le nom d'utilisateur du destinataire |
| %nom de l'écran%%%. | Insère le nom d'affichage du destinataire |
| %sendiftrue%%%. | Déclenche l'envoi du rapport |
Le dernier de ces codes est spécial. Au lieu d'insérer quoi que ce soit dans le rapport, XLCubed examine la cellule du paramètre et n'envoie le rapport que si la valeur est VRAIE. Cela signifie que non seulement vous pouvez créer un déclencheur basé sur vos données, mais vous pouvez également créer une logique complexe basée sur de multiples critères dans Excel.
Deuxièmement, chaque horaire est établi pour fonctionner à des heures et des jours particuliers. Comme vous pouvez vous y attendre, XLCubed fournit un cadre qui vous permet de répondre à un large éventail d'exigences différentes, que vous ayez besoin d'exécuter vos rapports tous les jours, une semaine sur deux, ou même seulement le 29 février.
Enfin, chaque calendrier vous permet bien sûr de choisir à qui envoyer les rapports.
Distribution du rapport
XLCubed permet de définir les destinataires d'un rapport de deux manières différentes. La première est idéale pour les cas où le rapport doit être envoyé à une ou deux personnes seulement. Il suffit de taper les adresses électroniques et le rapport est prêt à être envoyé.
L'alternative est un peu plus complexe à mettre en place, mais une fois qu'elle est mise en place, il est facile de faire de nouveaux rapports avec les mêmes destinataires. Pour cela, vous créez un groupe de distribution, composé d'un nombre quelconque de personnes. Pour faciliter la création des rapports selon les besoins, chaque groupe se voit attribuer un rôle de base de données à utiliser et une localité pour formater ses numéros et ses dates. Un ou plusieurs groupes de distribution sont attribués à chaque liste de distribution, de sorte que votre rapport programmé peut être envoyé à plusieurs groupes à la fois :
Pour illustrer ceci par un exemple, imaginez qu'il y ait un rapport particulier que vous devez envoyer à des managers aux États-Unis, en Chine et en Allemagne. Comme le formatage et les rôles seraient différents pour chaque groupe de managers, vous auriez besoin d'un dispositif comme celui-ci :
