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Page Excel avec recherche dynamique

Membre cherchant à créer une page de détails sur un produit

Catherine France/ / Conception du tableau de bord, Rapports et analyses

XLCubed est un excellent outil pour la recherche de membres : il vous permet de trouver rapidement et facilement des membres et de mettre à jour dynamiquement un rapport en fonction des paramètres de recherche. Lisez notre dernier billet pour vous familiariser avec cette fonctionnalité.

L'exemple présenté dans ce billet utilise ces méthodes de recherche pour créer une page de recherche de produits. Le côté gauche offre une fonctionnalité de recherche pour tous les produits contenus dans le cube, avec un lien pour sélectionner le produit qui affiche les détails complets sur le côté droit.

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Current and Previous month reporting made easy

XLCubed/ / Rapports et analyses

Nous sommes tous passés par là. Notre nouveau tableau de bord ou notre nouveau pack de rapports est terminé et prêt à aller à la rencontre de ses utilisateurs. Nous avons présenté les informations clés de manière claire, nous avons suivi toutes les directives concernant l'efficacité des graphiques et l'utilisation des couleurs. Nous l'aimons beaucoup, et nous avons pensé à l'avenir et intégré beaucoup de flexibilité avec les trancheurs et les chemins de forage gérés, de sorte qu'il peut déjà aider à répondre à certaines des questions qu'il soulèvera sans aucun doute.

Il est donc un peu décevant que l'un des premiers éléments de réponse soit que les cadres supérieurs ne veulent pas vraiment utiliser l'interactivité. Ils veulent ouvrir le tableau de bord et voir la photo du mois en cours (ou du mois précédent), et ne veulent pas perdre de précieuses secondes à sélectionner le mois dans un slicer...

Blague à part, dans de nombreuses situations, c'est une demande sensée, et il existe différentes façons de la traiter dans un monde XLCubed / Services d'analyse. Souvent, il s'agira d'un rapport multi-feuilles incorporant des grilles, des formules et des éléments graphiques et nous avons besoin d'un point centralisé pour gérer la sélection du mois - entrez la formule XL3MemberNavigate().

MemberNav

Cela vous permet de choisir une hiérarchie et un niveau, et vous pouvez spécifier que vous voulez le dernier membre (le premier et le précédent/suivant sont également disponibles). Il est disponible dans le dialogue XLCubed Insert Formula. Dans notre cas, nous choisissons la hiérarchie des dates, le niveau du mois et nous choisissons le Dernier, ce qui génère une formule comme ci-dessous :

=XL3MemberNavigate(1, "[Date]", "[Calendrier]", "[Date]", "[Mois]", "LastMember")

Le problème est qu'à ce stade, il n'a pas de concept de données, il vous donnera le dernier mois disponible dans la hiérarchie, et non le dernier mois avec des données. Cependant, ce n'est qu'un paramètre de plus, nous pouvons ajouter des paires de membres de dimension pour forcer une vérification des données, comme ci-dessous, où nous vérifions que les données existent pour la mesure "Montant des ventes des revendeurs".

=XL3MemberNavigate(1, "[Date]", "[Date]", "[Date]", "[Mois]", "[Dernier membre]",0, "[Mesures]", "Montant des ventes du revendeur")

Cela nous reviendra donc le mois dernier avec des données, et comme nous le savons dans XLCubed, toutes les grilles, formules et graphiques XLCubed peuvent être basés sur une cellule. La cellule Xl3MemberNavigate() devient le pilote pour toutes les sélections temporelles du rapport. Travail effectué. Ou est-ce le cas ? Et si vous vouliez en fait le dernier mois complet :

=XL3MemberNavigate(1, "[Date]", "[Date]", "[Calendrier]", "[Mois]", "[Dernier membre]",2, "[Mesures]", "Montant des ventes du revendeur")

L'ajout du paramètre additif "2" signifie que l'on repart d'un mois supplémentaire, ce qui donne le dernier mois écoulé.

D'après notre expérience, c'est de loin la façon la plus simple de traiter les rapports du mois en cours ou du mois précédent, et nous espérons que vous la trouverez utile si elle est nouvelle pour vous. Pour plus d'informations sur XL3MemberNavigate, consultez notre wiki.

 

Rolling Forecast reporting in Excel

XLCubed/ / Rapports et analyses

Dans les rapports mensuels pour l'année en cours, les chiffres les plus pertinents pour les périodes fermées sont les chiffres réels, et pour les mois ouverts ou futurs, les prévisions. Dans la plupart des cubes, les chiffres réels et les prévisions (ou le budget) sont mis en œuvre soit comme des mesures différentes, soit comme partie d'une hiérarchie de scénarios. Cela peut entraîner des difficultés dans l'établissement des rapports, car si vous placez la période et les chiffres réels/prévus sur le même axe, vous obtiendrez des mois en double qui montrent les prévisions pour des périodes où les chiffres réels sont déjà présents, comme dans le tableau croisé dynamique ci-dessous.

 

 RP10

Nous souhaiterions que le rapport soit asymétrique (c'est-à-dire que les mois retournés soient différents pour le réel et le budget). Différents outils peuvent gérer cela, et il a toujours été possible d'y parvenir dans XLCubed grâce à des formules ou dans une grille. Le plus difficile est de rendre le rapport entièrement dynamique sans devoir le redessiner à chaque fois. L'idéal serait que l'utilisateur puisse changer de trancheur pour sélectionner le dernier mois écoulé (ou le reprendre directement dans le cube), et que les mois appropriés soient reportés dans les rubriques Réel et Budget. Voici comment y parvenir dans une grille....

L'approche utilise une combinaison de :

  • Fourchettes Excel pour déterminer les mois disponibles, et qui sont pour Réel et Budget
  • Une trancheuse XLCubed pour choisir les "dernières actualités".
  • Une grille XLCubed avec la mention "Exclure de l'affichage" pointant vers les plages pertinentes ci-dessus

Voyons cet exemple qui utilise le cube Finance de la base de données AdventureWorks DW 2008R2.

Nous allons utiliser les données de l'exercice 2006 et communiquer les chiffres réels et budgétaires de tous les services. Nous utiliserons un slicer pour sélectionner le dernier mois réel que nous voulons rapporter. Pour les autres mois de l'exercice 2006, nous communiquerons les valeurs budgétaires.

Année entière de Mois dans le rapport

Il existe plusieurs moyens d'y parvenir - nous avons ajouté un trancheur piloté par Excel (XLCubed - Slicer - Excel) basé sur la fourchette $AA$1:$AB$12 comme indiqué ci-dessous, contenant tous les mois de l'exercice 2006. Cela permet à l'utilisateur de choisir le dernier mois pour lequel nous voulons rapporter les chiffres réels.

 

RP1

RP3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dans $C$1, la formule =VALUE(B1) convertit le texte produit par le trancheur en un nombre que nous utiliserons pour calculer quels mois doivent déclarer le réel et quel budget, voir la capture d'écran ci-dessous :

RP2

 

 

 

 

Tableau des dates

Il s'agit d'une plage Excel qui soutient la logique de déclaration. La rangée 2 contient tous les mois de l'année de déclaration. La rangée 3 attribue un numéro supplémentaire à chaque mois, de 1 à 12.

We can then compare the value of the selected month from the slicer ($C$1) with the value for each month. Basically if the month is less than or equal to the selected last actuals month it should be reported as Actuals, otherwise as Budget.  An example formula contained in B4 for Actuals would be: =IF(B3<=$C$1,B2,””) . For the Budget row the formula has the inverse logic.

À ce stade, nous avons utilisé un peu de XLCubed et la flexibilité d'Excel pour faire correspondre les mois appropriés aux données réelles et au budget. Nous devons maintenant ajouter le rapport lui-même.

Nous allons créer notre grille - dans un premier temps, nous l'avons configurée pour présenter les chiffres du budget et du réel sur toute l'année, en basant la sélection de Date.Fiscal sur la fourchette contenant tous les mois de l'année ( G$2:M$2).

Nous utilisons ensuite le menu contextuel de XLCubed (Keep - Exclude From Display) pour exclure les membres. Peu importe les tranches qui sont exclues à ce stade. Pour ce faire, sélectionnez "Actual", puis le premier mois disponible et enfin "Exclude From Display". Répétez cette opération pour "Budget" et le premier mois disponible. Nous exclurons juillet 2005 pour "Réel" et août 2005 pour "Budget". Vous remarquerez le marqueur de commentaire rouge sur la grille. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette cellule et choisissez Axe - Modifier, puis allez à l'onglet Tranches exclues.

RP6 RP7

 

 

 

 

 

 

 

 

Les captures d'écran ci-dessus montrent que nous excluons actuellement le mois de juillet 2005 des données réelles ainsi que le mois d'août 2005 du budget.

Nous pouvons alors facilement modifier la sélection de la date de l'exercice pour chaque scénario. Pour le Budget, nous exclurons les valeurs du Budget pour les mois dans les cellules $B$4:$M$4 (car nous voulons rapporter les Réels pour ces entrées) et les valeurs des Réels pour les mois dans les cellules $B$5:$M$5 (car nous voulons rapporter les Budgets pour ces entrées).

RP8

Le rapport de la grille ressemble maintenant à ceci, les chiffres réels étant rapportés jusqu'en novembre 2005 et budgétisés pour le reste de l'exercice 2006 :

RP5

Nous avons également activé l'option Fusionner les cellules répétitives (dans Propriétés de la grille). Vous pouvez effectuer un formatage supplémentaire, par exemple en colorant toutes les valeurs de Budget et en masquant les en-têtes de grille.

RP9

Le résultat final est un rapport à grille unique donnant la combinaison Réel:Budget du mois que nous voulons avec le processus de maintenance mensuelle, un cas de simple changement de sélection d'une boîte combinée.

 

 

Asymmetric grid reporting

XLCubed/ / Rapports et analyses

Un scénario commun pour les rapports des services d'analyse est de vouloir présenter différentes mesures pour différents membres, notamment en matière de budgétisation et de planification. Je veux donc une grille qui montre les chiffres réels du mois précédent, le budget de ce mois et les prévisions pour les mois à venir.

Cela pourrait être réalisé dans le cube, en utilisant une mesure de "phasage" pour passer aux différentes valeurs, mais bien souvent nos clients ne contrôlent pas la structure du cube.

Nous examinerons un moyen d'y parvenir au sein même de XLCubed en travaillant à partir d'un exemple.

Voici donc notre grille initiale - elle est actuellement définie pour rendre compte des valeurs des recettes et des remises pour tous les trimestres de 2002 à 2004.

Créons deux ou trois trancheurs - un pour le Revenu :

et un autre similaire pour les rabais :

 

L'onglet des paramètres du Trancheur à rabais est :

Vous pouvez voir qu'il s'agit d'un outil de découpe à sélection multiple qui met à jour une plage Excel avec les choix de découpe.

Les entrées dans la plage Excel sont désignées par leur "nom unique", par exemple, pour le deuxième trimestre 2004, cela correspond à avril 2004.

L'onglet Paramètres des recettes est similaire, sauf qu'il produit des sorties vers des cellules différentes :

Dans cet exemple, nos choix de trancheurs à prix réduits sont les 2e et 3e trimestres de 2004 et nos choix de trancheurs à prix rémunérés sont le 4e trimestre de 2004.

Maintenant, définissons les données exclues - n'oubliez pas que lorsque nous déclarons des lignes de recettes, nous voulons exclure les choix de trancheurs de remises et vice versa.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne d'en-tête Remise, puis sélectionnez Exclure de l'affichage

 

Vous verrez maintenant apparaître dans le coin un triangle rouge pour le premier membre de la hiérarchie qui a exclu des données. Si vous survolez cette cellule, un message supplémentaire s'affiche, indiquant que les lignes sont limitées par des membres et que vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris pour modifier l'axe (c'est l'option de menu juste après les graphiques en grille).

 

 

Dans la fenêtre Axis Designer, choisissez l'onglet Excluded Slicers et cliquez dans la moitié inférieure de la fenêtre (en surbrillance) - c'est là que nous allons définir les trimestres qui doivent être exclus dans la hiérarchie temporelle.

Sélectionnez la hiérarchie temporelle, puis cliquez sur la case à sa droite (mise en évidence dans la capture d'écran ci-dessous) et cliquez sur la case à côté de la liste déroulante afin de pouvoir choisir la plage Excel - dans notre exemple, il s'agit des cellules I23 à I28 (les choix de la tranche de revenus que nous ne voulons pas voir déclarés comme des remises). En cliquant sur OK, le rapport sera actualisé et n'affichera que les lignes Remises pour les trimestres sélectionnés.

 

Nous devons maintenant faire de même pour les recettes, donc cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne contenant le triangle rouge et configurez les tranches exclues des recettes de la même manière. Cliquez sur l'icône en surbrillance pour ajouter une nouvelle exclusion. Il s'agira des cellules A23 à A28 (les choix de trancheurs de rabais que nous ne voulons pas voir déclarés comme recettes).

Cliquez sur la nouvelle ligne d'exclusion, puis dans la moitié inférieure de l'écran, construisez l'exclusion des revenus de la même manière, en vous souvenant de pointer la plage Excel vers les cellules A23 à A28.

Vous devriez vous retrouver avec une fenêtre Axis Designer quelque chose comme ceci - pour les remises, les tranches dans les cellules I23 - I28 sont exclues ; pour les recettes, les tranches dans les cellules A23 -A28 sont exclues.

 

Le rapport est maintenant prêt à appliquer ces changements :Comme vous pouvez le voir, le rapport indique les remises pour les deuxième et troisième trimestres de 2004, mais ne présente que les recettes du quatrième trimestre de 2004. Comme tout a été lié aux gammes pilotées par les trancheurs, l'utilisateur du rapport peut facilement contrôler le changement de mesures.

 

Excluding members in XLCubed

XLCubed/ / Rapports et analyses

Aujourd'hui, nous allons donc vous montrer comment vous pouvez facilement exclure des membres de vos rapports XLCubed. Nous avons ici une grille simple qui montre les descendants de niveau inférieur de Promotions sur les lignes et de Géographie sur les colonnes.

 

 

 

 

 

 

 

Nous voudrions classer ce rapport et exclure également la promotion sans rabais qui n'apporte pas vraiment de valeur ajoutée au rapport.

Modifions donc la hiérarchie des promotions et mettons en place l'exclusion de la promotion sans rabais.

 Cliquez sur l'onglet Avancé, puis sur l'icône Ajouter une liste de membres :

Vous verrez une fenêtre comme ci-dessous :

Cliquez maintenant sur le menu déroulant de la liste des membres à droite et sélectionnez "Modifier". Cela nous permettra de modifier l'ensemble des membres :

 

Nous allons exclure No Discount, alors sélectionnez-le et faites-le glisser.

Ensuite, nous devons choisir l'une des opérations suivantes à effectuer sur nos deux listes de membres :

Ajouter - côtés gauche et droit combinés

Commun - doit exister à gauche et à droite

Soustraire - côté gauche moins côté droit

 

Nous allons sélectionner l'opérateur de soustraction et cliquer sur OK. Nous cliquerons également sur cette icône pour classer le résultat :

 

 

Classons ces promotions en fonction de la mesure actuelle, le montant des ventes des revendeurs :

 

La hiérarchie des promotions a maintenant été modifiée pour exclure la notion de "No Discount", puis classée.

 

 

Notre rapport ressemble maintenant à ceci :

 

 

 

 

 

 

 

 

Comme vous pouvez le voir, le rapport exclut désormais la ligne "Pas de réduction" et a été classé pour montrer les 10 meilleures promotions dans toutes les zones géographiques.

Between and Member Searching

XLCubed/ / Rapports et analyses

Notre blog se penche aujourd'hui sur deux nouvelles fonctionnalités disponibles dans la v6.5 - la recherche entre et parmi les membres.

Entre

Dans la version 6, nous donnons à nos utilisateurs la possibilité d'entrer une plage de rapports pour leurs rapports de grille en leur permettant d'entrer une plage "De" et une plage "À" dans une hiérarchie.

La seule chose à retenir est que les deux membres doivent être au même niveau.

Essayons donc de donner un exemple. Supposons que nous souhaitions communiquer toutes les données entre deux dates.

Nous modifions donc la hiérarchie qui doit inclure la gamme. La hiérarchie peut également se trouver dans la zone d'en-tête du rapport ainsi que sur les lignes ou les colonnes.

Sous l'onglet Avancé, nous cliquons sur l'icône Effacer tout  

 

avant de cliquer sur l'icône Member Set

 

afin que nous puissions entrer les valeurs From et To.

Cliquez sur OK et notre rapport n'affichera que les membres dans la fourchette indiquée. C'est aussi simple que cela !

Pour l'utilisateur final, il est encore plus intéressant de pouvoir entrer une plage Excel de sorte qu'il n'ait qu'à entrer ses valeurs dans les cellules Excel.

Nous allons donc exécuter le rapport de la grille sur la base des valeurs From et To en $I$3 et $I$4 respectivement.

Une autre caractéristique intéressante de cette option est que nous pouvons choisir de laisser une des plages vides.

Ainsi, si nous saisissons simplement une valeur dans l'emplacement de la cellule Excel pour la date de début et que nous laissons la date de fin vide, le rapport renvoie toutes les données de la date de début à la dernière date disponible dans la hiérarchie.

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessous, nous avons placé l'exercice 2002 dans la plage "From" et laissé la plage "To" vide - ainsi XLCubed renvoie toutes les données de l'exercice 2002 au plus tard.

Inversement, si vous laissez la date "Du" vide et que vous entrez une valeur dans la date "Au", vous obtiendrez toutes les données à partir de la date la plus ancienne disponible jusqu'à la date "Au". Cette fois, XLCubed renvoie toutes les données jusqu'à l'exercice 2003.

 

C'est ainsi que l'on rend compte d'une gamme dans XLCubed.

PS N'oubliez pas que les deux membres de votre gamme doivent être au même niveau dans la hiérarchie.

 

Recherche de membres

Une autre grande caractéristique de la v6.5 est la nouvelle fonctionnalité qui permet à l'utilisateur de filtrer un rapport en recherchant les membres dans une hiérarchie.

Montrons cette fonctionnalité en action à l'aide d'un exemple simple.

Notre rapport ci-dessous présente une grille simple avec la Géographie sur les lignes et les Exercices financiers sur les colonnes - nous aimerions ne montrer que les membres de la hiérarchie de la Géographie (à tous les niveaux) qui commencent par B.

 

Cliquez sur l'onglet Avancé, puis sélectionnez Tous les membres de la hiérarchie en cliquant :

Cliquez sur Recherche de membres et la fenêtre suivante s'affichera :

À ce stade, nous avons deux options :

  • entrez une valeur dans le champ Valeur de recherche - dans notre exemple, nous entrons B
  • utiliser la plage Excel pour maintenir la valeur qui doit être utilisée

Dans notre exemple, nous utilisons la valeur de la cellule F2 pour déterminer le filtrage de notre rapport.

Nous pouvons déterminer les critères de "recherche par" comme ci-dessous - "Se termine par", "Commence par", "Correspondance exacte" ou "Contient" :

En outre, nous pouvons choisir la "Propriété à rechercher" :

  • MEMBER_CAPTION (le plus souvent utilisé)
  • NOM_UNIQUE_DU_MEMBRE
  • CLE_MEMBRE
  • NOM_UNIQUE_PARENT

Comme vous pouvez le voir, le rapport ne montre plus que les membres de la hiérarchie de la géographie qui commencent par B, quel que soit leur niveau dans la hiérarchie.

 

Cet exemple est basé sur une hiérarchie entière, mais il est également possible de faire de même pour un ensemble spécifique de membres, par exemple, un niveau ou des descendants d'un membre spécifique.

Nous espérons que ce court exemple vous a montré combien il est facile d'utiliser la recherche entre et parmi les membres dans les rapports XLCubed.