Dans le blog précédent, nous avons examiné l'importance de la cohérence dans un ensemble de rapports et de tableaux de bord pour aider les utilisateurs à comprendre les rapports rapidement et facilement. Un autre aspect important à prendre en compte est la représentation constante des scénarios (phases budgétaires); ce point constitue la partie "UNIFY" de la formule SUCCESS de l'IBCS.
Dans le domaine financier, où les utilisateurs comparent régulièrement les données réelles aux plans et aux prévisions, les phases - ou scénarios - sont utilisées pour représenter les différents types de données métier.
Réel :
Les scénarios réels font référence aux données "réelles", c'est-à-dire à des "faits" qui se sont déjà produits. Il peut s'agir des ventes du mois précédent ou des ventes depuis le début de l'année.
Dans la notation IBCS, les scénarios de type "Réel" sont représentées par un remplissage foncé et solide, par exemple noir ou gris foncé. Si les données de la période réelle sont comparées aux données des périodes précédentes (telles que l'année précédente, le mois précédent, etc.), les périodes précédentes sont alors identifiées par une teinte plus claire, par exemple gris clair.
Dans un environnement international, les codes les plus couramment utilisés pour les données de réalisé sont "AC" pour "Actual" (réalisé) et "PY" pour "Prior Year" (année précédente).
Budget :
Les scénarios de type budget se réfèrent au plan d'entreprise formel pour l'année, c'est-à-dire le résultat du processus formel de planification des activités.
Les données de type budget sont identifiés par une zone avec bordure sans remplissage ("Outline") :
Dans un environnement international, le code le plus couramment utilisés pour le budget est "PL" pour "Plan" ou "BU" pour "Budget".
Prévisionnel :
Les scénarios de type prévisionnel font référence à ce qui est maintenant attendu sur la base des performances récentes et des conditions actuelles du marché. Les prévisions actuelles, plus récentes que les données du budget, sont identifiées par un remplissage hachuré foncé comme illustré ci-dessous :
Dans un environnement international, le code les plus couramment utilisé pour le prévisionnel est "FC" pour "Forecast".
Au cours d'une année, les prévisions sont souvent revues, et plus l'année avance, plus la dernière prévision s'affine et s'approche de ce que sera la réalité (une prévision d'atterrisage annuel faite début décembre est généralement plus précise qu'une faite en septembre). La logique de formatage de ces différents scénarios de type prévisionnel est alors la suivante : plus la version du prévisionnel est récente, donc proche de la réalité, plus le niveau d'encre, c'est à dire la densité, du hachurage doit être soutenu. Le titre du dernier livre de l'IBCS, "Solid, Outlined, Hatched" (solide, tracé, hachuré) reflète cette notation et couvre les concepts de manière beaucoup plus détaillée
Un exemple visuel des trois différents types de scénarios peut être vu ci-dessous. L'adoption de cette représentation unifiée à travers une organisation rend les différents types de données affichées instantanément reconnaissables.
Formatage automatique des scénarios
Le concept de règles métier proposé par XLCubed permet aux organisations de standardiser les pratiques de conception des graphiques, en appliquant automatiquement les concepts IBCS aux visuels créés par n'importe quel utilisateur. En rattachant des règles de gestion à certains éléments du référentiel de données, le formatage s'applique ainsi automatiquement dans les graphiques en fonction du scénario (mais aussi du type de compte ou de période) affiché.
En utilisant l'exemple ci-dessus, nous pouvons ajouter une règle métier pour le scénario réel. Les règles de gestion peuvent être ajoutées à partir du menu déroulant du "Business Chart" ("Graphique Message") du ruban XLCubed.
La boîte de dialogue suivante apparaît alors pour permettre de sélectionner le scénario correspondant au "Réel" :
Le bouton "Ajouter" ("Add") permet de valider la règles et de passer à l'identification des phases qui correspondent à des données de type Budget et Prévisionnel. Les règles de gestion ainsi créées peuvent être consultées sur la feuille "XLCubedBusinessRules", et peuvent être partagées pour l'ensemble des rapports.
Formatage manuel des scénarios
Il est bien bien sûr possible de formater manuellement les types de scénarios directement sur un graphique. Dans le graphique ci-dessous, les années 2020 et 2021 ont ainsi été mis en forme pour représenter du prévisionnel, à l'aide d'un clic droit sur 2020 et 2021 et en choisissant > "Catégorie > hachuré" dans le menu contextuel.
Les données de 2020 et 2021 sont désormais clairement identifiées comme du prévisionnel.
