De nombreux outils de BI et de reporting permettent désormais aux utilisateurs de collaborer directement avec un rapport. Cela permet d'éviter les allers-retours fastidieux des chaînes de courrier électronique ou la nécessité de se rencontrer en personne.
Aussi utile que cela soit, certaines organisations s'inquiètent de la possibilité de contrôler les commentaires faits. Nous examinerons cet aspect plus en détail après une brève introduction aux commentaires et à la collaboration.
L'intérêt des commentaires dans les solutions de reporting
Disponible au point de consommation
Lorsqu'un utilisateur consulte et digère le rapport, le fil de discussion correspondant est immédiatement disponible. Cela peut fournir des informations supplémentaires en rapport avec le contenu lu. Il n'est pas non plus nécessaire de chercher dans les différentes chaînes de courriels pour obtenir les détails supplémentaires.
Utile pour expliquer les anomalies
Le commentaire est particulièrement utile pour les anomalies, lorsqu'une valeur peut différer sensiblement de ce que les utilisateurs attendent d'elle.
Si la raison d'une telle valeur est déjà comprise, elle peut être partagée dans le rapport, fournissant ainsi instantanément l'aperçu dont les utilisateurs ont besoin. Cela permet d'éviter les doubles discussions de suivi et les questions portant sur l'anomalie.
Fournit une analyse de l'utilisateur et la possibilité de poser des questions
Tout le monde peut utiliser les commentaires pour fournir une analyse générale du contenu du rapport pour la période en cours. Il crée un espace permettant aux utilisateurs de poser des questions dans leur contexte et de recevoir des réponses en cours de discussion.
Commentaire en ligne avec XLCubed
Comme pour la plupart des choses, certains produits de BI gèrent bien les commentaires. D'autres considèrent qu'il s'agit d'une sorte de boîte à cocher à remplir pour apaiser les clients.
XLCubed fournit des commentaires liés aux données, à la fois en Excel et sur le Web. Les utilisateurs disposant de l'autorisation appropriée peuvent commenter les données à tout niveau. Les commentaires sont liés aux données plutôt qu'à une cellule, ils apparaîtront donc toujours dans leur contexte correct. Par exemple, un commentaire pour janvier n'apparaît pas lorsqu'un mois différent est ensuite sélectionné. Cela signifie également que tout rapport affichera un commentaire individuel s'il est connecté à la tranche de données concernée.
Les commentaires peuvent être très formatés et peuvent inclure des images, des captures d'écran et des fichiers joints. Les autres utilisateurs peuvent être marqués d'une balise @ dans le commentaire pour attirer leur attention. Ils peuvent ensuite ajouter un commentaire en réponse dans des fils de discussion groupés.
Suivi des commentaires
De nombreuses entreprises clientes étaient désireuses d'utiliser les commentaires, mais elles avaient quelques inquiétudes quant à la visibilité et à leur capacité à surveiller les commentaires. Ils voulaient éviter les analyses ou explications incorrectes, ou le partage de tout ce qui était inapproprié. Bien qu'il soit possible de restreindre la capacité des ensembles d'utilisateurs à faire des commentaires, ils ont tout de même ressenti le besoin d'une visibilité et d'une alerte accrues. Nous avons répondu à ce besoin de deux manières principales :
Cadres de commentaires
Notre "cadre de commentaires" permet aux utilisateurs de créer des rapports uniquement à partir de commentaires. Il peut s'agir de commentaires sur n'importe quelle tranche de données, par exemple le produit ou la zone sélectionné(e). Il peut également être filtré en fonction du moment où quelqu'un a ajouté un commentaire, par exemple tous les commentaires des dernières 24 heures. Cette approche donne une bien meilleure visibilité et une meilleure capacité de suivi. Elle évite également d'avoir à consulter les rapports individuels et à sélectionner les filtres appropriés.
Alertes
Les utilisateurs peuvent configurer des alertes afin d'être avertis par courrier électronique ou par flux RSS lorsqu'un nouveau commentaire est formulé. Là encore, ces alertes peuvent être ciblées sur des domaines spécifiques des données. Les gestionnaires de produits peuvent définir des alertes pour tout commentaire relatif à leur nouvelle ligne de produits, ou les gestionnaires de secteur pour leur région.
Ensemble, ils ont contribué à donner à nos clients la visibilité et la sensibilisation nécessaires pour élargir l'utilisation des commentaires au sein de leurs organisations, et pour profiter des avantages associés en termes d'amélioration de la compréhension et des décisions commerciales.
Comme pour de nombreux domaines dans XLCubed, les capacités de collaboration ont été inspirées par les commentaires des clients et nous avons travaillé en étroite collaboration avec un certain nombre de clients pendant la phase de conception.
Si vous souhaitez voir d'autres améliorations, nous serions ravis d'en discuter.