Le blog d'aujourd'hui utilisera la fonctionnalité de commentaire de XLCubed.
Chez XLCubed, nous avons constaté un grand intérêt des clients pour les commentaires et la collaboration au cours des deux dernières années.
Nous connaissons tous la fonctionnalité standard de commentaires dans Excel, qui permet d'ajouter un commentaire à une cellule Excel.
Cependant, dans un environnement BI dynamique, cela peut être limitant. Par exemple, si j'ajoute un commentaire Excel à la cellule $C$10, le commentaire est alors lié à cette cellule spécifique. Si un utilisateur modifie la sélection d'un filtre, les chiffres changent mais pas le commentaire, qui peut alors ne plus être pertinent.
C'est là que les commentaires de XLCubed se manifestent.
Par défaut, les commentaires XLCubed sont liés à une valeur spécifique et sont faits à un niveau de cellule/point de données (ou plus). Les commentaires XLCubed sont dynamiques et liés aux données. Ainsi, si les données se déplacent vers un autre endroit de la grille, le commentaire associé le fait également. Les commentaires XLCubed ne sont pas spécifiques à un livre de travail et permettent de visualiser les commentaires d'un rapport à l'autre.
Alors, où pourriez-vous utiliser les commentaires ?
Des cas d'utilisation potentiels pourraient être :
- Pour prévenir d'un problème opérationnel temporaire - par exemple, un chargement de données défaillant
- Une explication à la source des raisons pour lesquelles une valeur est plus élevée/moins élevée que prévu
- Un fil de discussion où les utilisateurs peuvent partager leurs points de vue ou poser/répondre à des questions en contexte (c'est ce que montre notre première capture d'écran)
Pour rassurer tous nos utilisateurs qui pourraient s'inquiéter des autorisations et de la possibilité de voir des informations qui devraient être limitées, l'accès aux commentaires XLCubed est contrôlé au niveau de l'utilisateur/du groupe à partir de l'application de contrôle XLCubed.
De plus, par défaut, toutes les grilles ont des commentaires désactivés - vous devez aller dans la propriété de la grille et activer les commentaires
Les commentaires pour un point de données particulier, par exemple Allemagne, Vélos, janvier 2015, peuvent potentiellement être consultés dans tous les rapports qui font référence à ce point de données (à condition que la grille de destination soit activée pour afficher les commentaires).
Les commentaires peuvent être consultés et ajoutés à la fois dans le client Excel et sur le portail Web XLCubed.
L'accès aux commentaires est configuré dans l'outil Web Admin ci-dessous :
Les options disponibles sont les suivantes : entrer des commentaires, afficher des commentaires, contrôle total ou aucun.
Vous devez également activer la propriété de la grille pour permettre les commentaires :
Accédez aux commentaires en utilisant le menu contextuel de XLCubed > Commentaires. Les commentaires sont également disponibles à partir du ruban XLCubed Grid.
Les commentaires XLCubed supportent un texte hautement formaté, qui peut être défini directement dans le dialogue, ou copié à partir de Word.
Vous pouvez inclure des fichiers joints et des images d'une gamme Excel. Ces deux types de fichiers peuvent être utiles si vous souhaitez attirer l'attention des autres membres de l'équipe sur un point particulier.
Après avoir ajouté vos commentaires, en survolant la cellule, le commentaire s'affichera - tout comme dans Excel standard comme ci-dessous :
En sélectionnant XLCubed > Commentaire, les commentaires s'afficheront dans une boîte de dialogue XLCubed :
Les cadres de commentaires vous permettent d'afficher en permanence les commentaires dans le rapport, sans avoir à survoler ou à sélectionner une cellule spécifique.
Ceux-ci peuvent être liés à une grille particulière ou à des sélections de trancheurs.
La grille ci-dessous comporte des commentaires séparés pour la France pour janvier 2015 et juin 2015 - le cadre des commentaires montre les deux commentaires en même temps :
Cette capture d'écran me montre tous les commentaires tenus pour la grille des KPIs basée sur les sélections actuelles de la trancheuse :
Comme vous pouvez le voir dans l'historique des commentaires, il y a eu toute une discussion au sein de l'équipe concernant la valeur de la marge pour mai 2012 pour tous les PoS.
N'oubliez pas que les commentaires XLCubed sont entièrement gérés avec un contrôle strict de qui peut ajouter et qui peut voir les commentaires.
Dans l'ensemble, les commentaires XLCubed peuvent aider à mettre en contexte et à partager des informations sur les données numériques présentées dans les rapports. Il peut empêcher de nombreux utilisateurs d'enquêter sur les mêmes problèmes "connus" et fournit un forum pour aider les membres de l'équipe à comprendre les données et à décider des futures étapes pour prendre de meilleures décisions.
Nous espérons que vous avez trouvé ce blog utile.
Voici quelques liens utiles - le premier concerne le tutoriel de commentaires de la v9.1 :
Voici un lien vers notre webinaire de commentaires vidéo sur YouTube :